学習塾が保護者連絡をスムーズに行う4つの手段！ツールを利用して保護者の満足度を高めよう！

学習塾の経営を成功させるために保護者との連絡は非常に重要です。

保護者との信頼関係を築ければ生徒の自宅での学習効率を高められるなど多くのメリットがあります。

しかし、具体的にどのように連絡を取るべきか悩みを抱える学習塾は多いです。

本記事では、学習塾が保護者との連絡を大切にすべき理由や、スムーズに行うための手段や注意点を解説します。

保護者との連絡を上手に行い、塾経営を成功させるための参考にしてください。

学習塾が保護者連絡を大切にすべき理由

blog_015-02 学習塾を運営する上で、保護者への連絡は非常に重要です。

学習塾が保護者連絡を大切にすべき理由は、以下の3つです。

保護者との信頼関係を築ける
生徒の退塾を防げる
自宅学習の効率性を高められる

それぞれの理由の詳細を確認していきます。

理由①：保護者との信頼関係を築ける

学習塾が保護者連絡を大切にすべき理由は、保護者との信頼関係を築くためです。

保護者は子どもの教育に関心が高く、塾に対しても高い期待や要望を持っています。

経営側のこまめな連絡により塾での生徒の様子や成果、課題などを伝えることで保護者との信頼関係の構築が可能です。

また、保護者からの質問や相談にも丁寧に対応することで塾に生徒を預ける保護者も安心できます。

保護者との信頼関係を築くためにも、保護者への連絡は重要です。

理由②：生徒の退塾を防げる

2つ目の理由は、保護者とこまめに連絡を取り合うことで生徒の退塾を防ぐことにつながるためです。

生徒をどの塾に通わせるかの判断は、保護者の意見も大きいです。

特に中学受験や高校受験などの重要な時期には、塾選びに慎重になります。

こうした保護者に対する連絡が不十分だと、塾に不満や不安を感じてしまい他の塾へ移ってしまう場合もあります。

保護者と信頼関係を築き、より良い教育を提供することで生徒の退塾を防ぐことが可能です。

理由③：自宅学習の効率性を高められる

3つ目の理由は、生徒の自宅での学習効率性を高められるためです。

保護者との連携が取れれば、自宅での学習方針を伝えることができます。

どの教科に力を入れるべきか、どの問題集や参考書を使うべきかなど学習方法の共有が可能となります。

学習方針を保護者が理解できれば、生徒に対して自宅でのサポートが可能です。

自宅学習の効率性を高められ学力の向上が期待できるため、保護者とのコミュニケーションは重要と言えます。

学習塾が保護者との連携をスムーズに行う4つの手段

学習塾が保護者との連絡をスムーズに行う手段として以下の4つを紹介します。

電話
メール
LINEアプリ
塾専用システム・アプリ

それぞれの手段の詳細を確認していきます。

手段①：電話

電話は一般的な連絡手段であり、即時性が高く緊急の事項を伝える際に有効です。

また、電話を利用することで保護者と直接会話しながら生徒の塾の様子も伝えられます。

学習塾において電話は以下のような場合に使うと効果的です。

生徒の欠席や遅刻の連絡
生徒の成績や学習状況の報告
生徒の悩みや問題行動の相談
保護者からの質問や要望への回答

手段②：メール

メールを用いることで時間や場所を気にせずに保護者への連絡ができます。

また、メールは記録が残るため文面を後から確認でき、長文の連絡を送る際にも有効です。

メールは、主に以下の場合で利用が効果的です。

生徒の予定やイベントの案内
生徒のテスト結果や進路希望の送付
保護者からの質問や要望への回答（時間がかかる場合）
保護者へのお礼やお詫び

ただし、メールは感情やニュアンスが伝わりにくく、文面によっては誤解を招くケースもあるため注意が必要です。

手段③：LINEアプリ

学習塾が保護者との連携を実施する場合、LINEアプリも候補に挙げられます。

モバイル社会白書によると国内のLINEの普及率は8割を超えており、多くの保護者が利用しています。

LINEを利用することで個人への連絡に限らず、グループを作成して保護者への一括送信も可能となります。

保護者に一斉に連絡を送りたい場合にLINEは有効な手段です。

出典：2023年版｜モバイル社会白書Web版「2023年版｜モバイル社会白書Web版NTTドコモモバイル社会研究所」

手段④：塾専用システム・アプリ

保護者との連絡のために、塾専用システム・アプリの導入もおすすめです。

塾専用システム・アプリを導入することで生徒の出欠や成績、学習計画など様々な情報を保護者へ共有できます。

また、塾専用システム・アプリには通塾管理などの機能が搭載されているため、生徒がしっかりと塾に通っているか不安な保護者でも把握ができ、安心です。

導入の際にコストがかかりますが、保護者に対して充実した連絡を頻度高く送りたい場合におすすめの手段となります。

保護者連絡をスムーズに行うためには塾専用システム・アプリの導入がおすすめ

塾専用システム・アプリの導入の際は以下の3つのサービスの利用がおすすめです。

wagaco
Comiru
SCHPASS

塾専用システム・アプリを導入することで塾と保護者とのコミュニケーションの効率化が期待できます。

以下でそれぞれのサービスの詳細を確認していきます。

学習塾が保護者と連絡を取る際の注意点

blog_015-03 学習塾が保護者と連絡を取る際は、以下3つの注意点を理解してください。

連絡を取る時間帯
連絡をする頻度
保護者との信頼を築けるコミュニケーションをとる

以下でそれぞれの注意点を確認します。

注意点①：連絡を取る時間帯

保護者への連絡は、時間帯に注意しなければかえって迷惑になる可能性があります。

仕事中や深夜帯の連絡は保護者へ不快感を与える恐れがあります。

そのため、保護者が確認できる時間帯に連絡を送る配慮は重要です。

一般的には、平日の夕方から夜間、休日の昼間などが適切な時間帯と言えます。

また、緊急性の高い連絡は電話で行い、それ以外はメールやアプリで行うことで保護者の負担を減らすことができます。

注意点②：連絡をする頻度

連絡頻度があまりにも多いと保護者の負担になってしまいます。

そのため、連絡頻度は適度に抑えることが大切です。週あたり2〜3回程度の頻度が適切な連絡頻度といえるでしょう。

ただし、生徒の成績や学習計画など重要な情報は定期的に伝えることで、保護者の安心感や満足度の向上につながります。

注意点③：保護者との信頼を築けるコミュニケーションをとる

塾運営において保護者とのコミュニケーションの取り方は重要なポイントです。

保護者との信頼関係が築けるように、言葉遣いや生徒を褒める言葉など以下のコミュニケーションを心がけてください。

丁寧語や敬語を使って敬意を示す
生徒の成果や努力を具体的に伝えて褒める
生徒の課題や改善点も正直に伝えて共有する
保護者のご意見やご要望に対して柔軟に対応する

また、コミュニケーションは一方通行ではなく双方向であることを忘れずに、保護者からの質問や相談にも丁寧かつ迅速に回答することが大切です。

学習塾の保護者連絡に関するよくある質問

学習塾の保護者連絡に関するよくある質問を2つ紹介します。

保護者連絡をまめに行うメリットは？
保護者連絡に関する講師への研修は必要？

それぞれについて詳しく確認していきます。

保護者連絡をまめに行うメリットは？

保護者連絡をまめに行うことで以下のメリットが得られます。

保護者との信頼関係が築ける
生徒の退塾を防げる
自宅での生徒の学習の効率を高められる

保護者は、自分の子どもがどのような塾でどのような勉強をしているか、常に気になっています。

そのため、講師から定期的に生徒の様子や成績、課題などを報告してもらえると、安心感や信頼感が高まります。

また、保護者連絡を通じて生徒の学習状況や目標設定、指導方針などを共有することで保護者に塾への理解や納得感を持たせることが可能です。

保護者連絡に関する講師への研修は必要？

保護者連絡に関する講師への研修は、保護者の満足度を高めるためにも必要です。

保護者連絡は、単に生徒の情報を伝えるだけではなく、保護者のニーズや期待に応えることも求められます。

そのため、講師は保護者の心理や感情を読み取り、適切な言葉遣いや話し方をすることが必要です。

講師への研修を実施できれば保護者連絡の目的やポイントを理解させることができ、保護者への連絡の質を向上させられます。

綿密な保護者連絡を行い塾経営を成功させよう！

学習塾が保護者との連絡を大切にすべき理由や、スムーズに行うためのツールを解説しました。保護者との連絡は塾経営を成功させるための重要な要素です。

電話やメール、LINEアプリや塾専用システム・アプリなどの手段を用いて保護者との信頼関係を築いてください。

また、学習塾経営を成功させるためには生徒への教育の質向上も忘れてはいけません。

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